Mission Kharkiv є однією з найбільших медичних благодійних організацій в Україні за обсягом наданої допомоги. Один iз ключових напрямів нашої роботи системна підтримка дорослих пацієнтів з онкологічними захворюваннями.
Наша організація з 2022 року реалізує масштабні програми з постачання лікарських засобів, транспортування та евакуації пацієнтів, надання першої допомоги, забезпечення гігієнічних наборів, а також надає психосоціальну підтримку бенефіціарам і посилює спроможність медичного персоналу.
Короткий опис ролі: Менеджер/ка з логістики відповідає за логістику, управління автопарком і матеріальними ресурсами проєктів Місії Харків.
Посада передбачає забезпечення ефективності, прозорості та відповідності всіх процесів внутрішнім політикам організації, українському законодавству та вимогам донорів.
Основні обов'язки:
Забезпечувати щоденну логістичну підтримку проєктних активностей, включаючи координацію доставки товарів, матеріалів та обладнання для польових команд, тренінгів, мобільних активностей та офісних потреб.
Координувати поставки, отримання, передачу та переміщення товарів у взаємодії з Procurement, Programme та Fleet functions. Відстежувати строки доставки, підтримувати комунікацію з постачальниками щодо логістичних та операційних питань, а також інформувати відповідні команди про статус поставок.
Надавати логістичну підтримку procurement processes, включаючи збір операційної інформації, уточнення logistics requirements, підтримку документації та координацію доставки. За потреби брати участь у комунікації з постачальниками або підтримці RFQ process під координацією Procurement function.
Підтримувати належне ведення логістичної документації, включаючи delivery notes, акти приймання-передачі, tracking sheets, реєстри переміщення товарів та інші підтвердні документи відповідно до внутрішніх процедур організації.
Координувати приймання товарів та матеріалів, перевіряти відповідність кількості та базову відповідність поставки супровідним документам, а також забезпечувати передачу підтвердної документації відповідним функціям.
Надавати логістичну підтримку польовим командам та операційним активностям організації, включаючи координацію логістичних потреб під час тренінгів, розподілів, мобільних виїздів та інших гуманітарних активностей.
Працювати у тісній координації з Fleet function щодо транспортування та переміщень, з Procurement щодо закупівель та доставки, а також з Finance щодо логістичної документації та підтвердних документів.
Оновлювати логістичні трекери, реєстри поставок та інші внутрішні інструменти моніторингу. Готувати регулярні оновлення щодо статусу поставок, логістичних потреб, затримок та операційних ризиків.
Дотримуватися внутрішніх політик організації, donor compliance requirements, принципів transparency, accountability та segregation of duties у межах логістичних процесів.
Внутрішній контроль і compliance. Дотримуватися принципів прозорості, розподілу обов’язків (segregation of duties), запобігання конфлікту інтересів, антикорупційних вимог, правил донорів та внутрішніх політик організації. Забезпечувати, щоб закупівельні та логістичні процеси не концентрувалися в однієї особи та мали належну перевірку з боку відповідних функцій.
Вимоги:
Вища освіта у сфері логістики, економіки, менеджменту, інженерії, юриспруденції або суміжних напрямів.
Вільне володіння українською мовою.
Здатність працювати з документацією, дотримуватись процедур і дедлайнів.
Досвід роботи у сфері логістики, operations support, supply chain або procurement support від 1 року, бажано в гуманітарних або міжнародних організаціях.
Впевнене володіння Excel / Google Sheets та іншими базовими офісними інструментами.
Високий рівень організованості, уважність до деталей та здатність працювати з великим обсягом документації.
Хороші комунікаційні навички та здатність координувати роботу між різними функціями та командами.
Розуміння принципів transparency, accountability, segregation of duties та donor compliance.
Буде перевагою:
Досвід роботи з міжнародними донорами.
Досвід роботи в гуманітарних або проєктних організаціях.
Навички роботи з електронними системами обліку закупівель та логістики (Excel, Google Sheets, ERP або аналогічні системи)
Ми пропонуємо:
Можливість бронювання військовозобов'язаних працівників за умови наявності належно оформлених та актуальних військово-облікових документів.
Роботу в гнучкій організації, яка швидко приймає рішення.
Офіційне працевлаштування.
Конкурентну заробітну плату.
Професійний розвиток через навчання та тренінги.
Безпечні умови праці та психологічну підтримку для співробітників організації.
Для участі у відборі на цю посаду, будь ласка, обов’язково заповніть анкету кандидата за посиланням:
Звертаємо увагу, що ми розглядаємо лише заявки, подані через цю форму. Відгук через кнопку на сайті без заповнення анкети не вважається завершеною заявкою на участь у відборі. Дякуємо за розуміння та ваш інтерес до нашої команди!
