Humanitarian Aid Program Manager / Керівник гуманітарних програм

Шановні кандидати, просимо відгукуватися на цю вакансію, надсилаючи двомовні резюме (англійською/українською мовами)
Dear candidates, please apply for this position by sending bilingual CVs (English/Ukrainian)

Role & Responsibilities

The Manager plans, develops, monitors and evaluates assigned shelter projects, support writing proposals, and effectively manage and report on the projects, in line with the objectives, timeframe and budget. Provide program leadership, guidance and strategic direction to the team in Sumy; meet quality standards in delivery, encourage beneficiary participation, liaise and coordinate with other stakeholders.

Project Overview

 Due to the conflict in Ukraine, there are vast shelter/housing needs – from winterization and repairs for people who are displaced living in collective centers or abandoned houses, to supporting those rebuilding their homes damaged by the conflict. 

The role requires the candidate to be organized to implement shelter improvements and repairs in the East Ukraine context. In addition, the activities will involve travel to support our various project sites in Sumska, Kharkivska and Dnipropetrovska oblasts and managing Medair shelter staff.

Workplace & Conditions

Field position, based in Sumy with frequent travel to the sites.

Key Activity Areas

Project Management

• Manage assigned shelter projects to meet project objectives within the budget and allocated time frame.
• With the support of the Project Manager and the Technical Advisor, lead the assigned shelter project(s), to ensure both short and long-term positive impacts and outcomes for the beneficiaries.
• Follow appropriate shelter strategies in line with other shelter staff and field managers.
• Set clear objectives and indicators for shelter activities in collaboration with the shelter team, Project Manager, Technical Advisor and, where appropriate, with the local communities.
• With the technical staff, ensure continuous monitoring and supervision of project activities, oversee and evaluate the execution and progress through outputs and impacts using pre-designed monitoring tools.
• Follow guidance and methodology to ensure integration of beneficiary participation and accountability in all aspects of the project.
• Ensure accurate and timely reporting on activities in accordance with the requirements of Medair, Shelter cluster, donors and other stakeholders. 
• Coordinate implementation activities with other actors working in the targeted locations 
• Support the development of new proposals, linked to the country strategy, in conjunction with the relevant field managers.

Staff Management

• Supervise Shelter Officer and Assistant
• Organize and facilitate regular meetings to assist information sharing between project staff, to ensure all staff members are aware of project objectives and current work plans and to provide the opportunity for feedback.
• Provide coaching and supervise staffs in order to develop ownership and full responsibility for shelter activities. 

Financial Management

• With the support of the Project Manager, manage budget(s) for the assigned project(s) and ensure all expenses are according to budget and meet the Medair standards with regards to financial management, including accountability and good governance.

Communication and Coordination

• Develop and maintain appropriate, regular, transparent and supportive communication structures with the assigned shelter team, Medair in-country and GSO Shelter advisors, project coordinators and other relevant stakeholders (e.g. beneficiaries, community leaders, local and national government officials, UN agencies and other NGOs), with the objective of ensuring good cooperation and partnerships.
• Participate in shelter coordination/cluster meetings on a national and sub-national basis and other working groups or meetings as required, representing Medair and feeding back to the shelter staff and field managers on relevant issues.

Logistics

• Support the logistics activities of shelter staff, particularly in relation to the purchasing of supplies and equipment for the assigned shelter activities.
• Liaise, as necessary, with the shelter, logistics and finance staff to ensure items are procured, transported, stored, managed and accounted for correctly.

Quality Management

• Promote and use the Medair e-library and other operating procedures, ensuring that all standardized formats are used and guidelines are followed. Ensure shelter projects are implemented in line with donor proposals and requirements and in accordance with Medair, donor, Shelter cluster, country and international standards i.e. Sphere standards.

Team Spiritual Life 

• Reflect the values of Medair with team members, local staff, beneficiaries, and external contacts.

Humanitarian Standards and Compliance 

• Contribute to a positive and respectful team culture. 
• Uphold Medair's values, Code of Conduct, and humanitarian principles in all activities. 
• Maintain confidentiality when handling security, operational, and personnel information. 
• Keep Medair’s safeguarding, PSEA, and protection policies and report concerns through appropriate channels.

Qualifications

• Bachelor’s degree in Project Management, Administration, Development studies, Business, Construction

Experience / Competencies

• 2 years post-qualification professional experience in a relevant field.
• Fluent Ukrainian, written and spoken; Correct or conversational level of English.
• Some experience coordinating activities and teams
• Ability and willingness to manage project implementation.
• Good numerical, report writing and administration skills
• Good problem solving ability
• Able to work with different stakeholders and team members
• Team-player with good inter-personal skills. Willingness to support others and to share workload.
• Able to prioritise clearly and oversee multiple tasks. Able to take the initiative in project decisions.
• Organized and reliable

MEDAIR UKRAINE BRANCH strives to create diverse and inclusive workplaces and is an equal employment opportunity employer. For more detailed information, please contact us.

 ___________________________________________________________________________________________________

Обов’язки та відповідальність

Менеджер/ка планує, розробляє, контролює та оцінює закріплені проєкти у сфері житла (Shelter), підтримує підготовку проєктних пропозицій, а також ефективно управляє проєктами та звітує про їх реалізацію відповідно до поставлених цілей, термінів і бюджету. Забезпечує програмне лідерство, надає рекомендації та стратегічний напрямок команді в Сумах, дотримується стандартів якості виконання, сприяє участі бенефіціарів та підтримує координацію з іншими зацікавленими сторонами.

Огляд проєкту

У зв’язку з конфліктом в Україні існують значні потреби у сфері житла та розміщення населення: від підготовки до зимового періоду та ремонту приміщень для внутрішньо переміщених осіб, які проживають у колективних центрах або покинутих будинках, до підтримки домогосподарств у відновленні житла, пошкодженого внаслідок конфлікту.

Посада вимагає від кандидата організованості для впровадження заходів із покращення та ремонту житла в умовах Східної України. Крім того, передбачаються відрядження для підтримки діяльності на проєктних майданчиках у Сумській, Харківській та Дніпропетровській областях, а також управління співробітниками напрямку Shelter організації Medair.

Місце роботи та умови

Польова посада з базуванням у місті Суми та частими відрядженнями до місць реалізації проєктів.

Основні напрямки діяльності

Управління проєктами

• Управляти закріпленими проєктами у сфері житла для досягнення їхніх цілей у межах бюджету та встановлених термінів.
• За підтримки Менеджера проєкту та Технічного радника координувати реалізацію проєктів Shelter для забезпечення як короткострокових, так і довгострокових позитивних результатів для бенефіціарів.
• Дотримуватися затверджених стратегій напрямку Shelter у координації з іншими працівниками та польовими менеджерами.
• Визначати чіткі цілі та показники діяльності у співпраці з командою Shelter, Менеджером проєкту, Технічним радником та, за потреби, місцевими громадами.
• Разом із технічними фахівцями забезпечувати постійний моніторинг і контроль проєктної діяльності, оцінювати хід реалізації та результати за допомогою затверджених інструментів моніторингу.
• Забезпечувати інтеграцію участі бенефіціарів та принципів підзвітності в усі аспекти проєкту.
• Готувати точну та своєчасну звітність відповідно до вимог Medair, Кластеру Shelter, донорів та інших зацікавлених сторін.
• Координувати виконання проєктних заходів з іншими організаціями, які працюють у цільових населених пунктах.
• Підтримувати розробку нових проєктних пропозицій відповідно до стратегії країни у співпраці з відповідними польовими менеджерами.

Управління персоналом

• Безпосередньо керувати роботою Shelter Officer та Shelter Assistant.
• Організовувати та проводити регулярні зустрічі для обміну інформацією між працівниками проєкту, забезпечуючи розуміння цілей та поточних планів роботи, а також можливість надання зворотного зв’язку.
• Забезпечувати наставництво та супровід співробітників для розвитку відповідальності та залученості до реалізації заходів Shelter.

Фінансове управління

• За підтримки Менеджера проєкту управляти бюджетом(ами) проєкту(ів) та забезпечувати відповідність усіх витрат затвердженому бюджету і стандартам фінансового управління Medair, включаючи підзвітність та належне управління ресурсами.

Комунікація та координація

• Розвивати та підтримувати регулярну, прозору й конструктивну комунікацію з командою Shelter, радниками Medair в країні та на глобальному рівні (GSO), координаторами проєктів та іншими зацікавленими сторонами (бенефіціарами, лідерами громад, представниками місцевих і національних органів влади, агентств ООН та інших НУО) для забезпечення ефективної співпраці та партнерства.
• Брати участь у координаційних зустрічах та засіданнях Кластеру Shelter на національному та регіональному рівнях, а також в інших робочих групах, представляючи Medair та інформуючи команду про відповідні рішення та зміни.

Логістика

• Підтримувати логістичну діяльність команди Shelter, особливо щодо закупівлі матеріалів та обладнання для реалізації проєктів.
• Взаємодіяти з командами Shelter, логістики та фінансів для забезпечення належної закупівлі, транспортування, зберігання, управління та обліку матеріальних ресурсів.

Управління якістю

• Сприяти використанню електронної бібліотеки Medair та інших внутрішніх процедур, забезпечуючи застосування стандартизованих форматів і дотримання встановлених рекомендацій. Контролювати реалізацію проєктів відповідно до вимог донорів, Medair, Кластеру Shelter, національних та міжнародних стандартів, зокрема стандартів Sphere.

Духовне життя команди

• Демонструвати цінності Medair у взаємодії з членами команди, місцевими працівниками, бенефіціарами та зовнішніми партнерами.

Гуманітарні стандарти та дотримання вимог

• Сприяти формуванню позитивної та шанобливої командної культури.
• Дотримуватися цінностей Medair, Кодексу поведінки та гуманітарних принципів у всіх видах діяльності.
• Забезпечувати конфіденційність інформації, пов’язаної з безпекою, операційною діяльністю та персоналом.
• Дотримуватися політик Medair щодо захисту, запобігання сексуальній експлуатації та насильству (PSEA) і повідомляти про будь-які занепокоєння через відповідні канали.

Кваліфікаційні вимоги

• Ступінь бакалавра у сфері управління проєктами, адміністрування, міжнародного розвитку, бізнесу або будівництва.

Досвід та компетенції

• Не менше 2 років професійного досвіду після здобуття відповідної кваліфікації.
• Вільне володіння українською мовою (усно та письмово); достатній розмовний або робочий рівень англійської мови.
• Досвід координації діяльності та роботи команд буде перевагою.
• Здатність та готовність управляти реалізацією проєктів.
• Хороші навички роботи з числовими даними, підготовки звітності та адміністрування.
• Розвинені навички вирішення проблем.
• Уміння ефективно взаємодіяти з різними зацікавленими сторонами та членами команди.
• Командний гравець із розвиненими міжособистісними навичками, готовий підтримувати колег і розподіляти навантаження.
• Здатність визначати пріоритети, контролювати виконання кількох завдань одночасно та проявляти ініціативу під час прийняття проєктних рішень.
• Організованість та відповідальність.

ФІЛІЯ МЕДЕЙР В УКРАЇНІ прагне створити різноманітні та інклюзивні робочі місця та є роботодавцем, який передбачає рівні можливості працевлаштування. За більш детальною інформацією просимо зв'язатись із нами.